Os ladrões de Tempo

O tempo é cada vez mais escasso e aprender administrá-lo pode ser o diferencial do sucesso profissional.

Se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado.

 (Provérbio Chinês)

Um dos maiores problemas enfrentados no dia a dia é identificar os ladrões de tempo. Chamamos de ladrões de tempo todas aquelas atividade que nos fazem perder tempo ou distrair a nossa atenção. Eles agem em segredo e são difíceis de identificar podem comprometer nossas metas e reduzir a nossa eficácia.

A seguir vamos enumerar os principais fatores que causam interrupções.

  1. Interrupções presenciais, por telefone ou e-mail: Hoje com as novas estruturas empresariais onde os níveis hierárquicos estão mais enxutos é muito comum que as pessoas passem a deter mais informações de interesse das outras pessoas e isso gera muitas interrupções ao longo do dia comprometendo assim o desenvolvimento das tarefas.
  2. Comunicação deficiente: a comunicação deficiente ocorre quando o fluxo da informação não esta bem definida ou por falta de definição de clareza de quem são as pessoas para resolver tais assuntos. Outro motivo muito comum é a falta de treinamento do pessoal, pois alguns colaboradores simplesmente desconhecem os outros setores da empresa.
  3. Reuniões: estas talvez sejam os grandes problemas das empresas. Reuniões são agendadas sem critérios e duram muito tempo e não geram resultados, hoje muitas reuniões que são marcadas são confundidas com reuniões de instrução de trabalho, ou seja, aquele momento em que o líder passa instruções de como fazer uma tarefa e poderia ser feita na mesa do líder.
  4. Telefone: na vida moderna é quase como um complemento de nosso corpo, é o maior desperdiçador de tempo. O telefone gera a maioria das interrupções e, por conseguinte, gera os maiores desperdício de tempo.
  5. Celular: O celular é um grande aliado para agilidade das comunicações porem ele pode se tornar um dos maiores vilões de tempo chegando até a invadir a nossa privacidade ou prejudicar a nossa concentração.
  6. E-mail: é um grande aliado do nosso tempo substitui o telefone e as correspondências que não precisam de protocolo com objetividade. Entretanto, hoje é muito comum e diria desnecessário mandar cópias para muitas pessoas que às vezes não tem necessidade de estar a para do assunto. Quando isso acontece torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas internas e judiciais.
  7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações principalmente a pesquisa de novas tecnologias de gestão ou tradução de termos técnicos ou estrangeiros. Mas vale lembrar que, é necessário também interagir com outros colegas de trabalho, ou seja, a iteração “olho no olho”

Existem outros fatores de desperdício de tempo que poderiam ser relacionados. Porem se estes sete aspectos forem observados com certeza sua produtividade  aumentará.

Saiba que sempre ocorrerão imprevistos. Eles são difíceis de prever, por isso, deixe espaço em sua agenda para esses imprevistos. Planeje seu dia e sua vida sempre deixando sempre um espaço para os assuntos de ultima hora.

Vamos refletir sobre isso!

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