Orçamento Base Zero

Um dos grandes problemas de uma empresa é a elaboração do orçamento anual, pois se se não forem bem elaborados podem levar a empresa a um prejuízo ou  a uma baixa remuneração de seus acionistas.

Dimensionar o orçamento de uma empresa sempre foi uma das questões mais difíceis, todo anos os anos os diretores das empresas enfrentam o maior vilão de seus negócios, os gatos fixos. Como todos sabem os gastos fixos são aqueles gastos que as empresas têm todos os meses mesmo que não haja faturamento, ou seja, mesmo que uma única unidade de seus produtos não seja vendida.

Um dos grandes problemas nas empresas é que na época da elaboração dos orçamentos estes são feitos em cima de dados históricos e muitas vezes estes não representam mais a realidade ou não traduzem a estratégia das empresas.

Outro grande defeito é que no primeiro momento esses gestores fazem o orçamento de sua área e na maioria das vezes como só eles existissem na empresa, ou seja, são tentados a colocar no papel todos seus projetos como se não existissem restrições orçamentárias além de tentarem se colocar na zona de conforto.

Quando os gestores agem desta forma a área responsável pela consolidação dos orçamentos se depara com uma situação complicada, pois constata que do jeito que esta a empresa caminha para o prejuízo ou no mínimo verifica que não conseguirá chegar à meta de remuneração de capital desejada por seus acionistas. A partir dessa constatação o gestor de orçamentos propõe os ajustes orçamentários que julga capaz de levar a empresa a garantir um lucro compatível com o esperado no planejamento estratégico.

Nesta fase em que o orçamento é submetido ao comitê de orçamento das empresas onde é verificado que para atingir as metas e objetivos corporativos é preciso fazer corte nos custos e despesas é proposto um corte horizontal onde todas as áreas ou departamentos da empresa tem que se adequar a um determinado teto orçamentário por diretorias ou setores. O problema desta politica é que os gestores que orçam seu orçamento com responsabilidade, planejando suas operações e buscando programar medidas de eficiência ficam em desvantagem frente aqueles gestores que orçam seus orçamentos com base em dados históricos que muitas vezes carregam ineficiências de um ano para o outro. Quando é verificado esse tipo de comportamento por parte dos responsáveis pela área de orçamentos da empresa os gestores, tanto os que orçam corretamente quanto os que orçam levando em conta somente os dados históricos se desmotivam porque os critérios passam a ser meramente financeiros, ou seja, é um sistema que conduz os gestores a acomodação onde à única justificativa para o não atingimento de metas é a velha expressão “falta de orçamento”.

Para corrigir esse problema, onde os custos fixos e despesas devem estar em consenso com o que foi planejado para um determinado ano e onde o consenso referente ao consumo de recursos deve estar presente para que não existam lutas internas por verbas e a motivação das pessoas não seja abalada é que surge a metodologia OBZ – Orçamento de Base Zero (Zero Based Budgeting).

O Orçamento de Base Zero foi usado pela primeira vez utilizado no inicio da década de 60 pelo Departamento de Agricultura dos Estados Unidos e somente depois no final da década foi testado pela Texas Instruments com grande êxito o que fez com que essa metodologia fosse implantada pelos executivos que desenvolveram a técnica no estado da Geórgia governado na época pelo ex-presidente Jimmy Carter.

De acordo com Carvalho apud (Lunkes 2003, p.p3) as principais características e objetivos do OBZ são:

• Analisar o custo – benefícios de todos os projetos, processos e atividades, partindo de uma base “zero”;
• Focalizar objetivos e metas das unidades de negócio cujos recursos são consequência do caminho ou direção planejada;
• Assegurar a correta alocação de recursos com base no e nos fatores chaves do negócio;
• Aprovar o nível de gastos de acordo com critérios predefinidos;
• Desenvolver a sinergia entre as áreas; e
• Fornecer subsídios para as decisões.

Conforme Lunkes (2003, p 94) as principais perguntas que devem ser feitas pela área de orçamentos de uma empresa que vai utilizar a metodologia de base zero são: 1) O que gastar? 2) Quanto gastar?, 3) Como gastar?, 4) Onde gastar? 5) Porque Gastar?

Segundo Carlos Alexandre Sá no seu artigo Orçamento Base Zero esse tipo de orçamento se apoia em duas ideais principais. A primeira é que o orçamento de uma área deve ser o mínimo possível para enfrentar o pior cenário e também cumprir suas exigências legais  o que o autor  chama de limiar . O autor faz uma analogia entre uma empresa e uma pessoa dizendo que a ideia limiar esta para a empresa como a UTI esta para um paciente, ou seja, assim como uma UTI mantem os sinais vitais de um paciente o OBZ em seu momento inicial visa manter a sobrevivência da empresa com um mínimo de custo possível.

A segunda e uma das principais características do OBZ é que seus gastos são feitos através de pacotes de decisões que são definidos e priorizado conforme a estratégia das empresas.

Os pacotes de decisões, segundo Lunkes, nada mais é que um documento que contem uma atividade da empresa onde esta descritos quais  são suas metas e objetivos , custos e benefícios para se manter o nível de gastos planejados , e as suas consequências caso não se execute as atividades propostas.

Esses pacotes de decisão são elaborados pelos gestores de cada área e são apreciados pela direção da empresa que de acordo com a estratégia serão aceitos ou reformulados ou ate mesmo postergados para datas futuras.

Uma vez definido os pacotes de decisões a área de orçamentos da empresa elabora o orçamento no limiar, ou seja, faz o orçamento de uma maneira que este tenha o mínimo de custos e gastos possível inserido em suas peças orçamentárias e é obvio que estes orçamentos ficam abaixo das restrições orçamentaria e possuem um gap (lacuna) onde vão ser priorizados e aceitos aqueles projetos que trazem em seu bojo o melhor custo benéfico pra a empresa.

Entre as vantagens e desvantagens em se usar esse método podemos elencar os seguintes:

• A alocação de recursos  é baseada em necessidades e benefícios, e não no histórico;
• Identifica e elimina desperdícios;
• Motiva os gestores a encontrar a alternativa criativa para a aplicação de seus recursos, pois eles sabem seus projetos vão sofrer restrições orçamentárias.

Entre as desvantagens podemos elencar

• Consome muito mais tempo do que a orçamentação tradicional, onde se usa muitas vezes a atualização dos dados históricos.
• Pode inibir novos projetos, pois a inexistência de possibilidade de verbas para P&D pode causar desmotivação da equipe.
• Quando organização é grande demais, a quantidade de informação necessária para suportar o processo de orçamentação base zero pode tornar de difícil a analise e comparabilidade dos dados devido à diferença de critérios e modus operandi.

Por tudo que foi dito podemos chegar à conclusão que o OBZ- Orçamento Baseado em Atividade é uma ótima metodologia para reestruturar os gatos fixos de uma empesa fazendo surgir comprometimento e estimulando a criatividade entre os gestores, porem se a equipe responsável pela elaboração não tiver a sensibilidade de saber quando a empresa já esta na UTI e não há mais o que cortar ela acabara morrendo.

Referencias Bibliográficas:

Sá, Carlos Alexandre, Orçamento Base Zero acessado em 11/05/2013 disponível em http://carlosalexandresa.com.br/artigos/Orcamento-Base-Zero.pdf

Lunkes, Rogério João. Manual de Orçamento. 2 ed. São Paulo : Editora Atlas, 2003.

Pedro Paulo Galindo Morales é Graduado em Gestão, Pós- Graduado em Controladoria e Técnico em Contabilidade.   www.pedropaulomorales.wordpress.com, pedropaulomorales@yahoo.com.br