Gestão por Processos: foco na excelência.

Escrito por Pedro Paulo Galindo Morales.

Resumo: O artigo fala de um modelo de gestão que foca na visão sistêmica, identifica quais são os processos principais que irão agregar valor ao produto e assim promover a análise do potencial de integração e automação possível entre estes e os demais processos para se chegar a excelência da gestão

Palavras Chaves: Processos, mapeamento, excelência.

Quando se fala em processos se pensa em eficiência, redução de custos e qualidade. O atual dinamismo das organizações vem fazendo com que o tema processos e, mais recentemente, gestão por processos (Business Process Management, ou BPM) seja cada vez mais abordado.

Os fatores que estão mais contribuindo para esta tendência são o aumento da demanda de mercado por lançamento de novos produtos e serviços e a implantação dos Sistemas Integrados de Gestão (ERPs) o que torna necessário o mapeamento desses processos, ou seja, a padronização de certas atividades e análise de todo o potencial de integração e automação possível entre estas.

As regras e procedimentos organizacionais existentes se mostram cada vez mais desatualizados devido ao ambiente de constante mudança, onde os erros são cometidos ou decisões são postergadas por falta de uma orientação clara, também a maior freqüência de entrada e saída de profissionais (turnover) tem dificultado a gestão de conhecimento gerando como resultado uma maior dificuldade na integração e treinamento de novos colaboradores que irão trabalhar com esses processos.

Estas situações têm levado um número crescente de empresas a buscar uma nova forma de gestão para seus processos de modo a permitir que se tenha uma visão sistêmica de toda a empresa, sem ela é impossível perceber como o todo significa muito mais do que uma simples soma das partes. É preciso também que essa nova forma de gestão se organize para suprir as necessidades de seus clientes internos, ou seja, uma gestão por processos pode ser descrita como um trabalho dinâmico e em rede.

Diante disso apresentamos os conceitos que permeiam a área:

  • Macroprocesso: são grandes conjuntos de atividades pelos quais a organização cumpre a sua missão, gerando valor. Correspondem às funções da organização que devem estar alinhadas aos objetivos de suas unidades organizacionais.
  • Processo: são seqüências de atividades que recebem entradas e agrega-lhes valor e as transforma em resultados. Têm início e fim bem determinados, numa sucessão clara e lógica de ações interdependentes que geram resultados.
  • Subprocesso: são processos em um nível maior de detalhamento, que demonstram os fluxos de trabalho e atividades seqüenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo da organização.
  • Atividade: é a ação executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da organização elas correspondem a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo.
  • Eventos: controlam ou influenciam as atividades do processo, disparando a execução de uma ou mais delas, são resultados de alguma atividade/ação ou são utilizados para representar acontecimentos temporais.

Uma das primeiras atitudes que devem ser tomadas é separar os processos de apoio e os processos de negócios, ao olhar o negócio sob uma visão sistêmica podemos saber quais são os processos principais, esses são aqueles que agregam valor diretamente ao que será entregue ao cliente, enfim, aqueles que são percebidos, sejam nos produtos ou serviços. Os outros, necessários para se chegar ao resultado como, por exemplo, contabilidade e setor financeiro, que o cliente não nota, são considerados de apoio. Na fabricação de uma geladeira, por exemplo, pintura e embalagem são itens facilmente perceptíveis (processos principais), já a manutenção do equipamento que produz a peça é de apoio.

Para que façamos essa separação temos que mapear todos os fluxos dos processos, ou seja, definir quais são os processos mais relevantes para a organização e aqueles que os suportam, identificar os atributos dos processos, o que permite, por exemplo, realizar estudos de custeio das atividades que compõe o processo, ou ainda dimensionar o tamanho da equipe que deverá realizá-lo lodo após devemos definir os indicadores de desempenho, e os modelos de controle a serem utilizados e por fim é necessário identificar as oportunidades de melhoria, que por sua vez seguem quatro alternativas básicas: incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar.

O BPM deve ser encarado como um modelo de gestão ou uma mudança cultural e descobrir a relação entre os processos para se ter uma visão bem mais abrangente do negocio afinal este modelo de gestão deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico da empresa, pois os processos de negócio são as formas de organizar a estrutura da empresa para atingir seus objetivos

Recentemente uma grande empresa resolveu implantar na área de Planejamento e Controle esse novo modelo de gestão, reestruturou os processos e mudou a forma de trabalhar com o objetivo de melhorar a satisfação do cliente interno. Hoje, a estrutura está dividida em: Planejamento Estratégico, Planejamento Econômico, Controle de Desempenho e Comunicação e Reporting. A mudança permite maior especialização, maior eficiência e melhoria de qualidade dos produtos gerados. Além da visão por processos, a área mudou a estrutura de trabalho. Agora os responsáveis ficam na mesma mesa objetivando um maior alinhamento da tomada de decisão.

A gestão por processos ainda esta em evolução o foco das empresas tem saído da visão individual, de cada processo para a visão sistêmica, o foco passou da excelência operacional para a excelência da gestão e os gestores passam a perceber que se olharem o todo terá um resultado melhor do que a soma das partes.

A aposentadoria de Ronaldo

Pedro Paulo Galindo Morales

Contabilista

Vimos à aposentadoria do Ronaldo Fenômeno, algo lamentado por muitos que ainda queriam ver seus gols e participações brilhantes em campo, mesmo estando acima do peso e com uma serie de contusões.

Ronaldo decidiu parar porque não estava se sentindo bem com tantas contusões e dores ocasionadas pelo grande esforço físico que vinha fazendo em campo. Como profissional foi brilhante, atuou e foi campeão em vários clubes nacionais e internacionais e foi Bicampeão mundial pela Seleção Brasileira, em 1994 e 2002. Ronaldo para de jogar, mas deixou uma carreira brilhante e grande número de fãs e uma certeza: assim com o título de “Rei do Futebol” é de Pelé, o título de “Fenômeno” sempre será dele.

Uma das partes mais emocionantes de suas palavras foi: “quero dizer que foi lindo, maravilhoso e emocionante, tive muitas derrotas e infinitas vitórias, fiz muitos amigos e não me lembro de ter feito inimigos”. O que podemos aprender com suas palavras?

O ser humano deve ser capaz de aprender que tudo tem seu tempo, que como na música de Lulu Santos “Nada do que foi será de novo do jeito que já foi um dia”. Às vezes lutamos por alguma coisa que já não é mais possível ou porque o tempo certo passou, ou perdemos aquela oportunidade. Ronaldo estava sentindo muitas dores, e isso atrapalhava o seu desempenho como jogador.

Em nossa vida também temos “dores” que atrapalham o nosso desempenho como ser humano, são sentimentos que carregamos como inveja, egoísmo, mágoa e rancor. Esses sentimentos impedem o nosso desempenho no jogo da vida, evitam que passamos viver com plenitude.

Assim como Ronaldo devemos saber o tempo de parar de remoer esses sentimentos, compreender que não podemos ter uma vida em que todo tempo estamos felizes e procurar viver como Ronaldo viveu em seus 18 anos como profissional da bola, admitindo derrotas, comemorando as vitorias, procurar fazer muitos amigos e não deixar inimigos.

Para que possamos dar uma “parada” em nossa vida e se livrar das dores que insistem em atrapalhar o nosso “jogo” devemos nos fazer algumas perguntas:

Estou satisfeito com a minha vida?, O que realmente quero e preciso para mim? O que tenho que fazer para chegar aonde desejo? Quais as minhas “dores”.

Fazendo essas quatro perguntas, podemos compreender o que realmente  queremos e precisamos, e assim poderemos saber a hora que devemos parar e criar força, reinventar conceitos, e se adaptar a novas situações, estamos garantindo uma vida melhor para nos e para os outros.

Artigo publicado no Jornal do Leitor – Jornal O  Povo – Fortaleza – Ce em 26/02/2011

Sobre Motivação e Outras Coisas Fundamentais: Os princípios de liderança servidora do Monge e o Executivo.

Pedro Paulo Galindo Morales

O artigo fala sobre liderança dos princípios de liderança servidora do Monge e o Executivo do autor James C. Hunter em seu livro “Como se tornar um líder Servidor” Capitulo 9.

Motivação é incentivar que as pessoas repitam uma determinada ação diversas vezes através de oferecimento de uma recompensa. Quando as pessoas tomam uma determinada atitude e não são de alguma forma recompensada a tendência é que aquela ação cesse.

Motivar é na verdade influenciar e inspirar as pessoas para que elas tenham determinadas ações que as leve a realizar determinadas ações.

Os meios de motivação por premiação quando a pessoa esta satisfeita com seu trabalho não surtem mais efeito na forma da pessoa trabalhar quando isso acontece o que funciona são  os  estímulos  de  reconhecimento  como  o  elogio, apreciação e  o  reconhecimento de seu trabalho pelos colegas de trabalho e aumentar esses itens faz com que as pessoas tenham um bom desempenho profissional.

Existe uma grande diferença entre o que um gerente que e o que os liderados precisam , os gerentes quem alcançar metas e lucro e os subordinados querem estar por dentro das noticias, querem ter reconhecimento ou que seus chefes sejam mais compreensíveis com seus problemas pessoais, dinheiro vem em uma das ultimas posições.

As empresas mais bem sucedidas reconhecem o esforço de seus empregados a sua forma de agir, e nas coisas que são relevantes e boas sendo que questões trabalhistas estão  sempre  ligadas a problemas de  relacionamento e não do trabalho  em  si.

Hunter observa que os voluntários sempre desempenham o seu trabalho com dedicação e afinco porque simplesmente são reconhecidos por seu trabalho quer seja um gramado bem cortado ou um pátio de uma igreja sendo que muitas vezes essa pessoa é um profissional desmotivado pelo simples motivo de não se sentir envolto em algo especial.

As empresas mais bem sucedidas reconhecem o esforço de  seus  empregados,  a  sua  forma  de  agir, motivam essas pessoas nas coisas que são relevantes e boas. Quando há questões trabalhistas estas estão sempre ligadas a problemas de  relacionamento dentro da empresa  e não do trabalho  em  si, em uma pesquisa realizada nos Estados Unidos  verificou-se que quase 70% das pessoas que se desligam de uma empresa deixam o chefe e não a empresa.

É preciso demonstrar aos liderados que o que eles fazem é importante. Eles buscam se sentir bem no trabalho e em bem consigo mesmas, elas desejam compartilhar o alvo, as estratégias e participar do sucesso, desejam serem respeitadas como pessoas, ou seja, que seu chefe se interesse realmente por eles.

A excelência muitas vezes afasta pessoas que não tem desejo sincero de melhorar, essas geralmente são os verdadeiros problemas. Uma pessoa na excelência de sua função é aquela que tem orgulho do que faz e deseja se tornar parte de algo especial e para isso ela se torna altamente comprometida.

Para liderar pessoas é preciso saber conviver com diferenças, respeitar opiniões e mais do que isso ser verdadeiro nas suas ações.

Aos jovens e aos mais de 50 anos, Hunter deixa uma mensagem que procurem se relacionar bem saiba dar equilíbrio a energia e experiência e assim todos aprenderão que liderar é servir e para servir as pessoas temos que seguir os princípios que vão nos levar a “Qualidade da liderança”

Liderança exige

Qualidade Percebida

Paciência Auto Controle
Gentileza Tratar os outros bem, se interessar pelos outros
Humildade Comportamento autentico, sem complexo de inferioridade
Respeito Tratar as pessoas com a devida importância, construir uma relação de confiança, delegar tarefas
Altruísmo Atender as necessidades legitimas dos outros.
Perdão Tolerar as imperfeições das pessoas (comportamentos)
Honestidade Não tentar enganar ninguém
Compromisso Ter coragem moral de fazer a coisa certa, lealdade para com a equipe

 O amor é capaz de transformar as relações entre as pessoas permite  que sejamos mais serenos para enfrentar os conflitos das mudanças de caráter e atitudes que precisamos para exercer uma liderança servidora, pois como esta escrito em (I João ,4:8), “Aquele que não ama não conhece a Deus; porque Deus é amor.” .Vamos procurar praticar o que lemos neste 9 artigos publicados para tornar o mundo um pouco melhor!

Sobre inteligência emocional e liderança: os princípios de liderança servidora de O Monge e o Executivo.

Por Pedro Paulo Galindo Morales

O artigo fala dos princípios de liderança servidora contidos no capitulo 8 do livro “Como se Tornar um Líder Servidor” de James C. Hunter

Continuando a série de artigos do livro “Como se tornar um líder Servidor” vamos falar sobre o capitulo oito onde Hunter diz que apesar de treinar executivos em liderança servidora os resultados alcançados não eram satisfatórios pois apenas 10% das pessoas treinadas apresentava melhoras sensíveis e certamente esses percentuais não agradam os acionistas das empresas.

Os ensinamentos de liderança servidora quase sempre ficam em um plano menor devido a pressão recebida no dia a dia no que se refere a decisões e tarefas tanto na vida profissional quanto pessoal sendo necessária a criação de um ambiente favorável para que esses conceitos sejam aplicados.

Inteligência emocional é um termo muito amplo que abrangem habilidades interpessoais, motivação,transito social, empatia e autopercepção  sendo que o Professor Daniel Goleman , de Havard, diz que essas habilidades são responsáveis por 80 a 100% de sucesso de um líder.

Outro nome para inteligência emocional é caráter sendo que ela não é aprendida através da inteligência, ela é desenvolvida quando combinamos conhecimento com as ações necessárias para se chegar a um objetivo e assim se tornar eficiente.

Para Hunter a liderança pode ser aprendida com muito esforça e dedicação porem a inteligência emocional só é desenvolvida com um desejo sincero e um esforço concentrado.

Para que as pessoas melhorem as suas habilidades de liderança Hunter criou um sistema de controle de qualidade que pode ser divididos em três passos:

  • Passo Um: Fundamentos (Determinação de Padrão) esse passo se compõe de duas perguntas ‘Como devo me comportar?’ e “O que acontece se eu não me comportar desta maneira?” onde seu principal conceito é identificar o padrão e fixar os parâmetros.
  • Passo Dois: Feedeback (Identificação das deficiências) nesse passo os lideres devem comparar suas habilidades com a de um líder servidor para conhecer a sua real situação.
  • Passo Três: Atrito (eliminação das deficiências e medição dos resultados) onde as pessoas devem monitorar e medir as mudanças se deve elaborar um plano de ação com objetivos para cada participante de um programa de habilidades de segurança.

As pessoas devem ter em mente que a perfeição não existe e que a mudança se faz através da paciência e comprometimento e que as pessoas devem ser melhores do que forem capazes.